Bab 13 : Manajemen Proyek : Menentukan Nilai Bisnis dari sistem dan Mengelola Perubahan

Pentingnya Manajemen Proyek

    Sistem informasi proyek memiliki tingkat kegagalan yang tinggi. Pada hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi memakan waktu dan biaya terlalu banyak untuk diimplementasikan dari yang diantisipasi awalnya, atau sistem yang telah selesai tidak berfungsi dengan baik. Ketika suatu sistem informasi gagal berfungsi atau memakan biaya terlalu besar untuk dikembangkan, perusahaan mungkin tidak akan dapat memperoleh manfaat dari investasi sistem mereka , dan sistem tersebut mungkin tidak dapat memecahkan masalah sebagaimana tujuan awalnya.

Sasaran manajemen Proyek

 Proyek adalah serangkain aktivitas yang berhubungan yang terencana untuk mencapai sasaran bisnis tertentu. Proyek-proyek sistem informasi meliputi pengembangan sistem informasi baru, perbaikan sistem yang sudah ada, atau penggantian atau peningkatan infrastruktur TI perusahaan.

 Manajemen proyek mengacu pada pengetahuan, keahlian, perangkat, dan teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan anggaran dan waktu yang ditentukan. Aktivitas manajemen proyek meliputi perencanaan pekerjaan, penilaian resiko, estimasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, pengaturan pekerjaan, pengadaan SDM dan bahan baku, penugasan, pengarahan aktivitas, pengendalian eksekusi proyek, pelaporan kemajuan, dan analisis hasilnya. Cakupan atau scope mendefinisikan pekerjaan mana yang termasuk atau tidak termasuk ke dalam suatu proyek.

  Waktu adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Manajemen proyek biasanya menentukan jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan komponen utama pada suatu proyek. Setiap komponen ini kemudian akan dipecah-pecah menjadi banyak aktivitas adan tugas.

 Biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan biaya sumber daya manusia yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Biaya proyek sistem informasi juga termasuk biaya peranti lunak dan lingkup kerja.

  Kualitas adalah indikator seberapa jauh hasil akhir dari sebuah proyek memenuhi sasaran yang diberikan oleh pihak manajemen. Kualitas proyek sistem informasi biasanya berujung pada peningkatan kinerja dan pengambilan keputusan organisasional. Kualitas juga berkenan dengan akurasi dan ketetapan waktu dari informasi yang dihasilkan oleh sistem baru, dan kemudahan penggunanya.

            Resiko mengacu pada masalah potensial yang dapat mengancam keberhasilan proyek. Masalah potensial ini dapat menghambat sebuah proyek dalam mencapai sasaran dengan cara memperpanjang waktu dan memperbanyak biaya, menurukan kualitas hasil proyek, atau menghalangi proyek tersebut diselesaikan.

Penganggaran Modal unutk Sistem Infromasi

Model penganggaran modal adalah satu teknik mengukur nilai investasi dalam proyek investasi modal berjangka panjang.

Model penganggran modal yang mendasar dalam mengavaluasi proyek teknologi informasi adalah :

·       Metode pembayran kembali

·       Tingkat pengembalian atas investasi akuntansi

·       Nilai sekarang bersih

·       Tingkat pengembalian internal

 Model penganggaran modal bergantung pada pengukuran arus kas yang masuk dan keluar perusahaan. Proyek modal menghasilkan uang yang masuk dan uang yang keluar pada perusahaan. Biaya investasi untuk proyek sistem informasi adalah arus kas keluar yang sifatnya segera, yang disebabkan oleh pengeluaran untuk peranti keras, peranti lunak, dan tenaga kerja.

Mengelola resiko proyek

Dimensi risiko proyek

·  Ukuran proyek. Semakin besar proyeknya-seperti yang diindikasikan oleh pengeluaran uang.

·  Struktur proyek. Beberapa proyek jauh lebih terstruktur daripada yang lainnya.

·   Pengalaman dengan teknologi. Risiko proyek meningkat apabila tim proyek dan staf sistem informasi tidak memiliki keahlian teknis yang dibutuhkan.

Manajemen Perubahan dan Konsep Implementasi

Konsep Implementasi

Implementasi adalah semua aktivitas organisasional yang berhubungan dengan penggunaan, manajemen, dan rutinisasi dari sebuah inovasi, misalnya sistem informasi baru. Dalam proses implementasi, analisis sistem adalah seorang agen perubahan.

Peran Pengguna Akhir

Partisipasi pengguna dalam perancangan danm operasi dari sistem informasi membawa beberapa hasil positif. Hubungan antara pengguna dan spesialis informasi biasanya menimbulkan masalah untuk upaya implementasi sistem informasi. Pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung mempunyai latar belakang, kepentingan, dan prioritas yang berbeda.

Dukungan dan Komitmen Manajemen

Apabila sebuah proyek sistem informasi mendapatkan dukungan dan komitmen manajemen pada berbagai tingkatan, ini akan cenderunbg dipahami positif baik oleh pengguna maupun oleh staf layanan informasi teknis.